Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens we verzamelen wanneer je een HeatAdapt-website bezoekt of onze producten en diensten gebruikt, waarom we ze verzamelen, hoe we ze gebruiken en welke rechten je hebt onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

HeatAdapt is een merk van Eleflex.AI, geëxploiteerd door SoftProject OÜ, gevestigd op Tulika 19, 10613 Tallinn, Estland. Eleflex.AI is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven. In de rest van dit beleid verwijzen "Eleflex.AI", "wij", "ons" en "onze" naar dit bedrijf.

Voor privacyvragen of -verzoeken kun je ons bereiken via hello@heatadapt.nl.

Welke gegevens we verzamelen

We verzamelen alleen de persoonsgegevens die we nodig hebben om de dienst te leveren waar je om hebt gevraagd, om onze website te laten draaien en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Gegevens uit het offerteformulier

Wanneer je het offerteformulier invult, verzamelen we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, warmtepompmerk, type warmtepomp, optioneel het model, je installatiekeuze en eventuele aanvullende informatie. We registreren ook het moment van indiening, zodat we weten wanneer de aanvraag is gedaan.

Correspondentie

Als je ons mailt of op een andere manier contact opneemt, bewaren we het verloop van dat gesprek zodat we je vraag kunnen beantwoorden en eventueel kunnen opvolgen.

Websitegebruik

We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de site te laten werken, te meten hoe deze wordt gebruikt en — als je daarmee hebt ingestemd — om advertenties te tonen. De volledige lijst met cookies en hun functie staat in ons cookiebeleid.

Waarom we je gegevens gebruiken

We verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden, op de hieronder vermelde rechtsgronden:

• Om een offerte voor je op te stellen en, indien van toepassing, de installatie te organiseren. Rechtsgrond: precontractuele maatregelen en uitvoering van een overeenkomst.
• Om je vragen te beantwoorden, klantenservice te bieden en aanvragen op te volgen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om (potentiële) klanten te bedienen.
• Om te meten hoe onze website wordt gebruikt en deze te verbeteren. Rechtsgrond: jouw toestemming voor niet-essentiële cookies.
• Om advertenties te tonen en de effectiviteit ervan te meten, alleen als je daarmee hebt ingestemd. Rechtsgrond: jouw toestemming.
• Om te voldoen aan onze wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen en om onze juridische rechten te verdedigen bij geschillen. Rechtsgrond: wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen met zorgvuldig geselecteerde dienstverleners die in onze opdracht handelen:

• Hosting- en infrastructuurleveranciers die onze website hosten en onze database beheren.
• E-mail- en berichtenleveranciers die transactionele en supportberichten afleveren.
• Analytics- en advertentieleveranciers, alleen wanneer je toestemming hebt gegeven voor de betreffende cookiecategorieën.
• Als je ons vraagt de installatie te regelen, delen we de minimaal benodigde gegevens met de gecertificeerde installateur in jouw regio.

Internationale gegevensoverdrachten

We proberen persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Sommige van onze dienstverleners (vooral analytics en advertenties) kunnen gegevens overdragen naar landen buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten. In dat geval valt de overdracht onder het EU–VS Data Privacy Framework of onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, waarmee een passend beschermingsniveau wordt geboden.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, plus een eventuele wettelijke bewaartermijn:

• Offerteaanvragen die niet tot een verkoop leiden: tot 24 maanden na indiening, daarna verwijderd.
• Klantgegevens (orders, facturen, installatiedossiers): 7 jaar bewaard om aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen.
• Analytics-gegevens: zie de bewaartermijnen in het cookiebeleid. De meeste lopen van 90 dagen tot 26 maanden.
• Supportcorrespondentie: tot 24 maanden na de laatste interactie, tenzij we deze om juridische redenen langer moeten bewaren.

Jouw rechten

Onder de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage — vragen om een kopie van de gegevens die we over je bewaren.
• Rectificatie — ons vragen onjuiste of onvolledige gegevens te corrigeren.
• Verwijdering — ons vragen je gegevens te wissen wanneer we geen rechtmatige reden meer hebben om ze te bewaren.
• Beperking — ons vragen de verwerking te pauzeren terwijl een verzoek wordt afgehandeld.
• Overdraagbaarheid — ons vragen je gegevens in een overdraagbaar formaat te leveren of door te geven aan een andere aanbieder.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, waaronder direct marketing.
• Toestemming intrekken — je toestemming op elk moment intrekken voor verwerking die op toestemming berust (zoals analytics- of advertentiecookies).

Stuur een e-mail naar hello@heatadapt.nl om gebruik te maken van een van deze rechten. We reageren binnen één maand. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen voordat we een verzoek uitvoeren.

Cookies en tracking

We gebruiken een beperkt aantal cookies om de site te laten werken, het gebruik te meten en (met toestemming) advertenties te tonen. Je kunt je keuzes op elk moment bekijken en wijzigen in ons cookiebeleid.

Hoe we je gegevens beschermen

We hanteren technische en organisatorische maatregelen volgens de actuele standaarden, waaronder TLS-versleuteling tijdens transport, versleutelde databasebackups, rolgebaseerde toegangsbeheer, audit-logging en regelmatige security reviews. Geen enkel systeem is perfect veilig, maar we werken aan risicobeperking en grijpen snel in als er iets misgaat.

Kinderen

Onze diensten zijn gericht op volwassen huiseigenaren en professionele installateurs. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als je vermoedt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op zodat we deze kunnen verwijderen.

Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum bovenaan toont wanneer het laatst is herzien. Bij ingrijpende wijzigingen melden we dit op de website en, waar passend, nemen we rechtstreeks contact met je op.

Contact

Vragen of verzoeken over dit beleid kun je sturen naar hello@heatadapt.nl